Departament Organizacyjny

Dyrektor: Marek Przybyłek
10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 130
tel. (89) 52 19 560
fax. (89) 52 19 569

Kancelaria ogólna: 10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 1 (wejście od ul. Kościuszki),
tel. (0-89) 521-91-35, 521-91-36

W skład Departamentu Organizacyjnego (O) wchodzą:
1. Biuro Organizacyjne i Kancelarii Ogólnej (I);
2. Biuro Spraw Pracowniczych (II);
3. Biuro Obsługi Zarządu (III);
4. Biuro Pomocy Technicznej Programów Regionalnych (IV);
5. Zespół ds. obsługi archiwum zakładowego (V);
6. Samodzielne Stanowisko Koordynatora ds. dostępności (VI).
Do zadań Biura Organizacyjnego i Kancelarii Ogólnej należy w szczególności:
1. w zakresie spraw organizacyjnych:
  1. opracowywanie projektu i aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu we współpracy z poszczególnymi Departamentami,
  2. opracowywanie projektów innych niezbędnych dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu, organizacji i obsługi interesantów oraz obiegu dokumentów,
  3. współpraca z Departamentami Urzędu w przygotowywaniu szczegółowych struktur organizacyjnych w zakresie ich spójności z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu,
  4. przygotowywanie Planu Pracy Urzędu w oparciu o zatwierdzone plany pracy Departamentów oraz jego aktualizacja,
  5. prowadzenie rejestru zarządzeń Marszałka,
  6. prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Marszałka i Zarząd, z wyłączeniem rejestru upoważnień udzielonych do przetwarzania danych osobowych,
  7. prowadzenie ewidencji zespołów opiniodawczo-doradczych powołanych zarządzeniem Marszałka,
  8. prowadzenie wykazu fundacji, dla których Samorząd Województwa jest fundatorem lub współfundatorem,
  9. prowadzenie wykazu stowarzyszeń, których Samorząd Województwa jest członkiem,
  10. prowadzenie dokumentacji w sprawie wydawania legitymacji służbowych, wydawanie legitymacji służbowych oraz prowadzenie ich rejestru,
  11. prowadzenie sekretariatów: Wicemarszałków Województwa, Członków Zarządu Województwa, Sekretarza Województwa, Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego,
  12. koordynowanie spraw dotyczących udostępniania informacji publicznej oraz otwartych danych i informacji sektora publicznego w celu jej ponownego wykorzystywania wraz z prowadzeniem rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz wniosków o ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego;
2. w zakresie spraw Kancelarii Ogólnej
  1. prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących z Urzędu,
  2. przekazywanie dokumentów elektronicznych do poszczególnych Departamentów zgodnie ze ścieżkami obiegu w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
  3. rejestrowanie dokumentów w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
  4. przekazywanie korespondencji Członkom Zarządu i rozdzielanie na poszczególne Departamenty,
  5. przygotowywanie przesyłek pocztowych do nadania;
3. w zakresie systemu zarządzania jakością:
  1. koordynacja i nadzór nad utrzymywaniem i doskonaleniem systemu zarządzania jakością w Urzędzie, zgodnego z aktualnym wydaniem normy ISO 9001,
  2. organizowanie corocznych przeglądów zarządzania,
  3. organizowanie corocznych szkoleń auditorów wewnętrznych Urzędu-członków Zespołu ds. SZJ ISO 9001,
  4. organizowanie auditów wewnętrznych oraz nadzorowanie ich przebiegu,
  5. badanie satysfakcji Klientów instytucjonalnych Urzędu;
4. prowadzenie Punktu Informacyjnego Urzędu Marszałkowskiego.
Do zadań Biura Spraw Pracowniczych należy w szczególności:
1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;
2. prowadzenie spraw osobowych kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych we współdziałaniu z merytorycznym Departamentem;
3. stała kontrola wykonania funduszu płac;
4. załatwianie spraw emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu;
5. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu;
6. obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
7. przygotowywanie planu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie oraz realizacja form kształcenia zgodnie z regulaminem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie;
8. opracowanie projektu i aktualizacja regulaminu pracy;
9. prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych (zlecenia i o dzieło) zawartych z osobami fizycznymi;
10. prowadzenie dokumentacji i organizowanie naboru na stanowiska urzędnicze i kierownicze w Urzędzie;
11. prowadzenie dokumentacji i organizowanie służby przygotowawczej w Urzędzie;
12. udział w przygotowywaniu dokumentacji związanej z realizacją Pomocy Technicznej w zakresie zatrudnienia i wynagradzania pracowników;
13. opracowywanie projektu budżetu Województwa w zakresie funduszu wynagrodzeń.
Do zadań Biura Obsługi Zarządu należy w szczególności:
1. opracowanie projektów planów pracy Zarządu oraz terminarza posiedzeń;
2. kompletowanie wniosków kierowanych na posiedzenia Zarządu;
3. prowadzenie rejestru uchwał Zarządu;
4. sporządzanie protokołów z posiedzeń Zarządu;
5. przekazywanie do Kancelarii Sejmiku przyjętych (zatwierdzonych) przez Zarząd i podpisanych przez Marszałka projektów aktów prawnych i materiałów informacyjnych przeznaczonych do rozpatrzenia przez Sejmik Województwa;
6. przekazywanie uchwał i rozstrzygnięć Zarządu do wykonania merytorycznym Departamentom;
7. przekazywanie Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Zarządu objętych zakresem nadzoru tych organów – w terminie 7 dni od dnia ich podjęcia;
8. sporządzanie sprawozdań z prac Zarządu pomiędzy sesjami Sejmiku Województwa.
Do zadań Biuro Pomocy Technicznej Programów Regionalnych należy w szczególności:
1. opracowanie i aktualizacja wkładu do IW IZ RPO WiM 2014-2020 i IW IZ FEWiM 2021-2027 w zakresie zadań Biura;
2. opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Funkcji i Procedur oraz Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli w zakresie zadań Biura;
3. wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności na lata 2014-2020 i 2021-2027;
4. uwzględnianie wyników wszystkich audytów i kontroli zewnętrznych;
5. współpraca przy przygotowywaniu danych zbiorczych dotyczących RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 oraz współpraca przy sporządzaniu sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji Programu w części dotyczącej Osi Pomocy Technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020 oraz sprawozdania końcowego z realizacji Programu w części dotyczącej Priorytetów Pomocy Technicznej w ramach FEWiM 2021-2027;
6. planowanie finansowe oraz rozliczanie środków Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań (m.in. opracowywanie budżetu województwa, sprawozdań z jego wykonania w części dotyczącej wydatków z Pomocy technicznej, z wyłączeniem zadań z zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych);
7. planowanie finansowe oraz rozliczanie środków ogólnych w budżecie województwa stanowiących część niekwalifikowalną wydatku, którego nie można było sfinansować w całości z projektu Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027;
8. stałe monitorowanie wykonania funduszu płac osób finansowanych ze środków Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027;
9. angażowanie i przygotowanie do opłacenia dokumentów finansowo-księgowych (faktur, rachunków, dyspozycji, list płac) dotyczących wynagrodzeń, form szkoleniowych oraz zakupu towarów i usług finansowanych ze środków Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań;
10. sporządzanie i realizacja (we współpracy z pozostałymi Departamentami systemu wdrażania RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027) wniosków o dofinansowanie projektu Pomocy technicznej w ramach RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 oraz sporządzanie wniosków o płatność w ramach Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań tj. wszystkich zadań w Urzędzie finansowanych z Pomocy technicznej z wyłączeniem zadań z zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych;
11. przygotowanie planu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników finansowanych z projektów Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027 oraz realizacja form kształcenia zgodnie z Regulaminem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie;
12. przygotowanie (we współpracy z pozostałymi Departamentami systemu wdrażania RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027) wkładu do Planu zamówień publicznych Urzędu poprzez zaplanowanie dostaw i usług finansowanych ze środków Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 oraz FEWiM 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań (tj. z wyjątkiem zadań zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych);
13. realizacja zamówień publicznych dotyczących zakupu towarów i usług (z wyłączeniem robót budowlanych) w zakresie Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (z wyjątkiem zadań z zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych);
14. współpraca w zakresie pozostałych zamówień publicznych dotyczących zakupu towarów i usług (z wyłączeniem robót budowlanych) finansowanych z Pomocy technicznej RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 z Departamentem Zamówień Publicznych (z wyjątkiem zadań z zakresu informacji i komunikacji oraz ewaluacji, badań i gromadzenia danych);
15. współpraca przy przygotowaniu procedur obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych;
16. współpraca przy przygotowaniu systemu do ewidencji księgowej Pomocy technicznej;
17. wdrażanie i monitorowanie zaleceń i rekomendacji z badań ewaluacyjnych RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 (we współpracy z PR);
18. współpraca przy zamykaniu perspektywy finansowej 2014-2020 i 2021-2027 w zakresie realizowanych zadań;
19. archiwizacja dokumentów.
Do zadań Zespołu ds. obsługi archiwum zakładowego należy w szczególności:
1. gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji;
2. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przejmowania akt do archiwum zakładowego;
3. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B);
4. przekazywanie materiałów archiwalnych (akt. kat. A) do archiwum państwowego;
5. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie.
Do zadań Samodzielnego Stanowiska Koordynatora ds. dostępności należy w szczególności:
1. wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez Urząd Marszałkowski;
2. przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
3. monitorowanie działalności Urzędu Marszałkowskiego w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
4. przygotowywanie raportów z wdrażania dostępności (raz na cztery lata) według zakresu określonego przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.
Przy wykonywaniu innych zadań w ramach RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027 niż wskazane w ust. 5 Departament Organizacyjny współpracuje z departamentami Urzędu oraz innymi instytucjami, wchodzącymi w skład odpowiednio systemu instytucjonalnego zarządzania RPO WiM 2014-2020 i systemu instytucjonalnego FEWiM 2021-2027..

Sprawy załatwiane w Departamencie

Nabór na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

Departament Organizacyjny

Sprawy załatwiane w Departamencie

Załączniki

Wersja nieobowiązująca

Szanujemy Twoją prywatność

Dostosuj wygląd strony