Wersja obowiązująca z dnia

Departament Administracji i Obsługi Urzędu

Dyrektor: Marcin Politewicz
Zastępca dyrektora: Tomasz Harhaj
10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 115
tel. (089) 52 19 777
fax.

 

  1. W skład Departamentu Administracji i Obsługi Urzędu (AO) wchodzą:
    1. Biuro Obsługi Urzędu (I);
    2. Biuro ds. Obsługi Transportowej (II);
    3. Biuro ds. Remontów i Administrowania Lokalami Urzędu (III).
  2. Do zadań Biura Obsługi Urzędu należy w szczególności:
    1. realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    2. opracowywanie Projektu Budżetu Województwa Warmińsko-Mazurskiego w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    3. opracowywanie i realizacja planu wydatków rzeczowych, w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
    4. monitorowowanie wydatków środków pozostających w dyspozycji Departamentu Administracji i Obsługi Urzędu;
    5. opracowywanie Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań realizowanych przez Departament Administracji i Obsługi Urzędu;
    6. monitorowanie i przygotowywanie sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych Departamentu Administracji i Obsługi Urzędu;
    7. przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w celu wszczęcia procedur przetargowych;
    8. realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przeprowadzenie analiz rynku i zapytań ofertowych w celu wyłonienia najkorzystniejszego kontrahenta;
    9. prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z ewidencjonowaniem składników majątku trwałego;
    10. przygotowywanie i aktualizacja umów związanych z bieżącą działalnością i funkcjonowaniem Urzędu;
    11. prowadzenie stałej kontroli w zakresie wywiązywania się z umów;
    12. techniczne zabezpieczenie narad, spotkań i uroczystości odbywających się z inicjatywy Marszałka, Wicemarszaków, Członków Zarządu i Gabinetu Marszałka;
    13. prowadzenie ewidencji wydanych i zdanych pieczęci oraz spraw związanych z likwidacją pieczęci;
    14. realizacja zadań związanych z obsługą administracyjną i zapewnieniem techniczno-materiałowych warunków pracy Wojewódzkiej Komisji Wyborczej oraz zadań związanych z organizacją wyborów do Sejmiku Województwa.
  3. Do zadań Biura ds. Obsługi Transportowej należy w szczególności:
    1. gospodarka pojazdami służbowymi Urzędu Marszałkowskiego;
    2. koordynacja wykorzystywania samochodów służbowych;
    3. organizacja wykorzystania środków transportu i pracy osób zatrudnionych na stanowiskach kierowców;
    4. rozliczanie i analiza kosztów transportu;
    5. kontrola- na podstawie zamówień i faktur- wielkości zakupowanych towarów i usług;
    6. prowadzenie rejestru osób upoważnionych do kierowania samochodami służbowymi;
    7. sporządzanie umów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych oraz prowadzenie ich rejestru;
    8. współpraca przy opracowywaniu Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań Biura;
    9. monitorowanie i przygotowywanie cząstkowych sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych realizowanych w zakresie zadań Biura;
    10. przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zadań Biura;
    11. realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
  4. Do zadań Biura ds. Remontów i Administrowania Lokalami Urzędu należy w szczególności:
    1. prowadzenie bieżących remontów, napraw i konserwacji;
    2. realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym w zakresie remontów, napraw i konserwacji na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
    3. administrowanie i gospodarowanie lokalami biurowymi Urzędu;
    4. współpraca przy opracowywaniu Projektu Budżetu Województwa Warmińsko-Mazurskiego w zakresie zadań Biura;
    5. współpraca przy opracowywaniu Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    6. monitorowanie i przygotowywanie cząstkowych sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych w zakresie remontów, napraw i konserwacji;
    7. przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    8. realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przeprowadzanie analiz rynku i zapytań ofertowych w celu wyłonienia najkorzystniejszego kontrahenta, w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
    9. przygotowywanie i aktualizacja umów związanych z administrowaniem i gospodarowaniem lokalami biurowymi Urzędu;
    10. prowadzenie stałej kontroli w zakresie wywiązywania się z umów.
  5. Departament Administracji i Obsługi Urzędu współpracuje z Biurem ds. Obronnych i Bezpieczeństwa Publicznego w zakresie:
    1. przygotowania pomieszczeń dla pracowników Urzędu w zapasowym miejscu pracy (ZMP) i na głównym stanowisku kierowania (GSK) w stałej siedzibie;
    2. przemieszczenia pracowników Urzędu na zapasowe miejsce pracy (ZMP).