Wersja nieobowiązująca z dnia
Departament Administracji i Obsługi Urzędu
Dyrektor: Marcin Politewicz
10-562 Olsztyn, ul. Emilii Plater 1, pok. 115
tel. (089) 52 19 777
fax.
- W skład Departamentu Administracji i Obsługi Urzędu (AO) wchodzą:
- Biuro Obsługi Urzędu (I);
- Biuro ds. Obsługi Transportowej (II);
- Biuro ds. Remontów i Administrowania Lokalami Urzędu (III).
- Do zadań Biura Obsługi Urzędu należy w szczególności:
- realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
- opracowywanie Projektu Budżetu Województwa Warmińsko-Mazurskiego w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
- opracowywanie i realizacja planu wydatków rzeczowych, w zakresie funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
- monitorowowanie wydatków środków pozostających w dyspozycji Departamentu Administracji i Obsługi Urzędu;
- opracowywanie Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań realizowanych przez Departament Administracji i Obsługi Urzędu;
- monitorowanie i przygotowywanie sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych Departamentu Administracji i Obsługi Urzędu;
- przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w celu wszczęcia procedur przetargowych;
- realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przeprowadzenie analiz rynku i zapytań ofertowych w celu wyłonienia najkorzystniejszego kontrahenta;
- prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z ewidencjonowaniem składników majątku trwałego;
- przygotowywanie i aktualizacja umów związanych z bieżącą działalnością i funkcjonowaniem Urzędu;
- prowadzenie stałej kontroli w zakresie wywiązywania się z umów;
- techniczne zabezpieczenie narad, spotkań i uroczystości odbywających się z inicjatywy Marszałka, Wicemarszaków, Członków Zarządu i Gabinetu Marszałka;
- prowadzenie ewidencji wydanych i zdanych pieczęci oraz spraw związanych z likwidacją pieczęci;
- realizacja zadań związanych z obsługą administracyjną i zapewnieniem techniczno-materiałowych warunków pracy Wojewódzkiej Komisji Wyborczej oraz zadań związanych z organizacją wyborów do Sejmiku Województwa.
- Do zadań Biura ds. Obsługi Transportowej należy w szczególności:
- gospodarka pojazdami służbowymi Urzędu Marszałkowskiego;
- koordynacja wykorzystywania samochodów służbowych;
- organizacja wykorzystania środków transportu i pracy osób zatrudnionych na stanowiskach kierowców;
- rozliczanie i analiza kosztów transportu;
- kontrola- na podstawie zamówień i faktur- wielkości zakupowanych towarów i usług;
- prowadzenie rejestru osób upoważnionych do kierowania samochodami służbowymi;
- sporządzanie umów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych oraz prowadzenie ich rejestru;
- współpraca przy opracowywaniu Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań Biura;
- monitorowanie i przygotowywanie cząstkowych sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych realizowanych w zakresie zadań Biura;
- przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zadań Biura;
- realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
- Do zadań Biura ds. Remontów i Administrowania Lokalami Urzędu należy w szczególności:
- prowadzenie bieżących remontów, napraw i konserwacji;
- realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym w zakresie remontów, napraw i konserwacji na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
- administrowanie i gospodarowanie lokalami biurowymi Urzędu;
- współpraca przy opracowywaniu Projektu Budżetu Województwa Warmińsko-Mazurskiego w zakresie zadań Biura;
- współpraca przy opracowywaniu Planu Zamówień Publicznych w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
- monitorowanie i przygotowywanie cząstkowych sprawozdań z wykonania Planu Zamówień Publicznych w zakresie remontów, napraw i konserwacji;
- przygotowywanie dokumentacji przetargowej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
- realizacja zamówień wyłączonych ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, przeprowadzanie analiz rynku i zapytań ofertowych w celu wyłonienia najkorzystniejszego kontrahenta, w zakresie zadań realizowanych przez Biuro;
- przygotowywanie i aktualizacja umów związanych z administrowaniem i gospodarowaniem lokalami biurowymi Urzędu;
- prowadzenie stałej kontroli w zakresie wywiązywania się z umów.
- Departament Administracji i Obsługi Urzędu współpracuje z Biurem ds. Obronnych i Bezpieczeństwa Publicznego w zakresie:
- przygotowania pomieszczeń dla pracowników Urzędu w zapasowym miejscu pracy (ZMP) i na głównym stanowisku kierowania (GSK) w stałej siedzibie;
- przemieszczenia pracowników Urzędu na zapasowe miejsce pracy (ZMP).