Wersja nieobowiązująca z dnia
Departament Nadzoru Właścicielskiego i Monitorowania Wydatków
Dyrektor: Łukasz Wojtanowski
10-521 Olsztyn, ul. Partyzantów 24
tel. (89) 613 26 20
- W skład Departamentu Nadzoru Właścicielskiego i Monitorowania Wydatków wchodzą:
- Biuro ds. Certyfikacji i Księgowania Wydatków (I);
- Biuro ds. Kontroli Systemu i Nieprawidłowości (II);
- Zespół ds. Nadzoru właścicielskiego (III);
- Biuro ds. Inwestycji i projektów własnych (IV).
- Do zadań Biura ds. Certyfikacji i Księgowania Wydatków należy w szczególności:
- w zakresie RPO WiM 2014-2020:
- sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez IZ,
- sporządzanie rocznych zestawień wydatków i poświadczanie ich kompletności, rzetelności, prawdziwości oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
- weryfikacja ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji,
- uwzględnianie do celów certyfikacji wyników wszystkich kontroli i audytów oraz informacji o wykrytych nieprawidłowościach,
- weryfikacja sprawozdań z realizacji RPO WiM 2014-2020 w zakresie certyfikacji,
- aktualizacja IW IC,
- aktualizacja Opisu Funkcji i Procedur w zakresie zadań realizowanych przez Biuro,
- współpraca przy zamykaniu perspektywy 2014-2020 w zakresie certyfikacji;
- w zakresie FEWiM 2021-2027:
- sporządzanie wniosków o płatność i przedkładanie ich Komisji Europejskiej,
- sporządzanie i przedkładanie Komisji Europejskiej zestawień wydatków, potwierdzanie ich kompletności, rzetelności i prawdziwości oraz potwierdzanie, że wydatki ujęte w tych zestawieniach są zgodne z prawem i prawidłowe,
- utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej,
- przeliczanie z PLN na euro kwot wydatków ujętych w deklaracjach od IZ i IP z wykorzystaniem miesięcznego obrachunkowego kursu wymiany stosowanego przez Komisję Europejską,
- weryfikacja rejestru kwot wycofanych i uwzględnianie ich we wniosku o płatność do Komisji Europejskiej i zestawieniu wydatków,
- uwzględnianie w procesie księgowania wydatków wyników wszystkich audytów i kontroli przeprowadzonych przez uprawnione instytucje,
- wstrzymanie księgowania wydatków poniesionych z naruszeniem prawa,
- opracowanie i aktualizacja IW IZ w zakresie zadań związanych z księgowaniem wydatków,
- opracowanie i aktualizacja Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli w zakresie zadań realizowanych przez Biuro,
- współpraca przy zamykaniu perspektywy 2021-2027 w zakresie księgowania wydatków;
- w zakresie zadań wspólnych dla RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027:
- opiniowanie projektów wytycznych i rozporządzeń ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego,
- użytkowanie centralnych systemów teleinformatycznych,
- współpraca w zakresie sporządzania wniosków o dofinansowanie i wniosków o płatność z Pomocy technicznej,
- współpraca w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy technicznej,
- wdrażanie mechanizmów zarządzania ryzykiem i przeciwdziałania nadużyciom finansowym,
- uwzględnianie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych przez uprawnione instytucje dotyczących pracy i zadań Biura,
- wdrażanie rekomendacji z badań ewaluacyjnych oraz monitorowanie realizacji zaleceń i rekomendacji z badań ewaluacyjnych,
- archiwizacja dokumentacji.
- w zakresie RPO WiM 2014-2020:
- Do zadań Biura ds. Kontroli Systemu i Nieprawidłowości należy w szczególności:
- w zakresie RPO WiM 2014-2020:
- gromadzenie i analizowanie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach systemu zarządzania i kontroli pod kątem certyfikacji,
- opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Funkcji i Procedur i IW IZ,
- współpraca przy tworzeniu i użytkowanie Lokalnego systemu informatycznego w ramach RPO WiM 2014-2020,
- sporządzanie wkładu do rocznego podsumowania audytów i kontroli w zakresie zadań Biura;
- w zakresie FEWiM 2021-2027:
- gromadzenie i uwzględnianie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach systemu zarządzania i kontroli w ramach zadań realizowanych przez Biuro,
- współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji Strategii Inwestycyjnej Instrumentów Finansowych, wzoru wniosku o dofinansowanie Instrumentów Finansowych oraz wzoru umowy o finansowaniu projektu Funduszu Powierniczego,
- współpraca przy weryfikacji i opiniowaniu sprawozdania z realizacji Instrumentów Finansowych oraz Rocznych Planów Działania Funduszu Powierniczego,
- opracowanie i aktualizacja wkładu do Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli i IW IZ;
- zadania wspólne dla RPO WiM 2014-2020 i FEWiM 2021-2027:
- przeprowadzanie kontroli systemowej w IP,
- przeprowadzanie kontroli instrumentów finansowych,
- przeprowadzanie kontroli instrumentów finansowych w momencie zamknięcia Programu,
- koordynacja weryfikacji i weryfikacja we właściwym zakresie IW IP,
- koordynacja sporządzania i aktualizacji Rocznego Planu Kontroli Instytucji Zarządzającej,
- weryfikacja i zatwierdzanie Rocznych Planów Kontroli Instytucji Pośredniczących,
- sporządzanie informacji dotyczących nieprawidłowości w zakresie zadań Biura,
- weryfikowanie przekazanych raportów i zestawień dotyczących nieprawidłowości,
- przekazanie informacji o nieprawidłowościach zgodnie z procedurami informowania o nieprawidłowościach obowiązującymi w danej perspektywie finansowej,
- rozpatrywanie skarg na działalność IP,
- współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji wzoru Umowy o dofinansowanie,
- opiniowanie projektów wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego,
- wdrażanie mechanizmów przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności,
- wdrażanie rekomendacji z badań ewaluacyjnych oraz monitorowanie realizacji zaleceń i rekomendacji z badań ewaluacyjnych,
- współpraca w zakresie przygotowania sprawozdań z Programu w części dotyczącej zadań Biura,
- współpraca przy weryfikacji i opiniowaniu sprawozdania IP,
- użytkowanie centralnych systemów teleinformatycznych,
- współpraca w zakresie planowania i wykonania budżetu Pomocy Technicznej,
- współpraca przy zamykaniu perspektywy finansowej w części dotyczącej Biura,
- archiwizacja dokumentacji.
- w zakresie RPO WiM 2014-2020:
- Do zadań Zespołu ds. Nadzoru właścicielskiego należy w szczególności:
- pozyskiwanie i przechowywanie odpisów umów lub statutów spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje, oraz ich zmian;
- pozyskiwanie w ramach posiadanych przez Województwo w danej spółce uprawnień odpisów uchwał organów tej spółki oraz innych dokumentów dotyczących działalności spółki istotnych dla oceny tej działalności oraz przechowywanie tych dokumentów;
- prowadzenie i aktualizowanie wykazu spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje;
- prowadzenie we współpracy z departamentami właściwymi ze względu na przedmiot działalności danej spółki spraw wynikających z udziału Województwa w spółkach handlowych, tworzenia takich spółek lub przystępowania do nich przez Województwo, w tym spraw z zakresu nadzoru właścicielskiego nad tymi spółkami, z wyłączeniem wykonywania tych zadań w odniesieniu do spółki POLREGIO SPÓŁKA AKCYJNA, a w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem Województwa w zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
- prowadzenie spraw związanych ze zmianą umów lub statutów spółek handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
- prowadzenie spraw związanych ze zgłoszeniem przez Województwo osób do organów w spółkach handlowych, w których Województwo posiada udziały lub akcje,
- współpraca z osobami reprezentującymi Województwo na zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, oraz z osobami wskazanymi lub zgłoszonymi przez Województwo do rad nadzorczych tych spółek, w szczególności poprzez wymianę informacji, przygotowywanie dokumentów oraz udzielanie stosownych rekomendacji,
- podejmowanie w razie potrzeby działań zmierzających do wykonania prawa kontroli w spółkach, w których Województwo posiada udziały, w ramach posiadanych przez Województwo w danej spółce uprawnień kontrolnych,
- podejmowanie w razie potrzeby działań mających na celu skorzystanie przez Województwo z prawa do informacji dotyczących spółek, w których Województwo posiada akcje,
- diagnozowanie potencjalnych lub zaistniałych zagrożeń dotyczących danej spółki, w której Województwo posiada udziały lub akcje, oraz niezwłoczne informowanie Zarządu o tych zagrożeniach,
- przekazywanie Zarządowi stosownie do potrzeb nie rzadziej jednak niż raz w roku okresowych informacji o sytuacji ekonomiczno-finansowej danej spółki oraz
o efektywności realizacji zadań Samorządu Województwa, które wykonuje dana spółka, - współpraca z departamentami właściwymi ze względu na przedmiot działalności spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, przy wykonywaniu ich zadań dotyczących tych spółek,
- koordynowanie wykonywania zadań związanych z przeprowadzanymi w Urzędzie przez organy kontroli i inne podmioty zewnętrzne kontrolami dotyczącymi spółek, w których Województwo posiada udziały lub akcje, z wyjątkiem przypadku, gdy kontrola dotyczy wyłącznie spółki POLREGIO SPÓŁKA AKCYJNA;
- prowadzenie spraw wynikających z posiadania statusu fundatora przez Województwo lub Marszałka w niżej wymienionych fundacjach lub z członkostwa Marszałka
w organach tych fundacji:- Nidzickiej Fundacji Rozwoju „Nida” w Nidzicy,
- Fundacji Ochrony Wielkich Jezior Mazurskich w Giżycku,
- Fundacji Zielone Płuca Polski,
w tym:
- diagnozowanie potencjalnych lub zaistniałych zagrożeń dotyczących danej fundacji oraz niezwłoczne informowanie Marszałka oraz Zarządu o tych zagrożeniach,
- współpraca, z osobami reprezentującymi Województwo lub Marszałka na posiedzeniach organów ww. fundacji, w szczególności poprzez wymianę informacji, przygotowywanie dokumentów oraz udzielanie stosownych rekomendacji.
- Do zadań Biura ds. Inwestycji i projektów własnych należy w szczególności:
- prowadzenie powierzonych spraw związanych z wspieraniem procesów inwestycyjnych realizowanych przez Samorząd Województwa i Jednostki Organizacyjne Województwa Warmińsko-Mazurskiego, finansowane częściowo lub w całości ze środków budżetu Województwa;
- prowadzenie bazy danych inwestycji, o których mowa w pkt 1;
- współpraca z Biurami i Departamentami Urzędu w zakresie zgłaszanych potrzeb inwestycyjnych w samorządowych jednostkach organizacyjnych Województwa przez nich nadzorowanych;
- występowanie o udostępnienie dokumentacji w zakresie zadań inwestycyjnych, o których mowa w pkt 1;
- współpraca na polecenie Marszałka lub na prośbę Inwestora z Inspektorami Nadzoru Inwestorskiego w zakresie realizacji inwestycji, o których mowa w pkt 1;
- prowadzenie w razie potrzeby wizji lokalnych inwestycji, o których mowa w pkt 1, na przeprowadzenie których zezwalają przepisy prawa;
- udział na polecenie Marszałka lub na prośbę Inwestora w radach technicznych i radach budowy inwestycji, o których mowa w pkt 1;
- uczestniczenie na polecenie Marszałka lub na prośbę Inwestora w odbiorach końcowych inwestycji, o których mowa w pkt 1;
- uczestniczenie na polecenie Marszałka lub na prośbę samorządowych jednostek organizacyjnych Województwa w przygotowywaniu inwestycji, o których mowa w pkt 1;
- przygotowywanie na potrzeby Marszałka i Zarządu informacji dotyczących realizowanych zadań inwestycyjnych, o których mowa w pkt 1;
- poszukiwanie możliwych do pozyskania przez Województwo Warmińsko-Mazurskie funduszy zewnętrznych na realizację projektów i inwestycji własnych;
- analiza inwestycji i projektów własnych Województwa w zakresie rozwiązywania problemów w nich występujących.